Outlook – Etre opérationnel avec la messagerie et le calendrier

Objectifs pédagogiques

A l’issue de cette formation, vous serez capable de :

• Lire et concevoir des messages
• Associer une pièce jointe à un message
• Associer un élément Outlook à un message
• Gérer les options de remise d’un message
• Organiser votre messagerie (dossier, corbeille…)
• Créer les actions rapides
• Utiliser le calendrier
• Gérer les rendez-vous et les réunions
• Gérer les contacts et groupes de contacts.

Programme

1ère demi-journée

Présentation d’Outlook et principes d’utilisation

• Le ruban, les onglets et groupe de boutons
• L’onglet Fichier
• La barre de navigation
• Afficher / cacher des éléments de l’écran
• Paramétrage simple de la messagerie, de la corbeille et du calendrier
• Prévisualiser rapidement les différents éléments à l’aide des « Peeks »
• Utiliser la zone de recherche pour trouver une fonctionnalité ou obtenir de l’aide

Utiliser la messagerie

• Présentation des différentes vues
• Tri des messages
• Création de signatures automatiques
• Création et envoi d’un message
• Mettre en forme le texte
• Appliquer un indicateur d’importance au message
• Vérifier l’orthographe
• Gestion des Brouillons
• Lecture, réponse et transfert d’un message
• Gestion des accusés de réception ou de lecture
• Recherche rapide
• Gestion des pièces jointes
• Joindre un élément Outlook
• Sensibilisation à la bonne pratique des liens en alternative aux pièces jointes
• Gestionnaire d’absence du bureau
• Volet de lecture
• Volet de personnes
• Bloquer un expéditeur
• Créer une règle simple à partir des mails reçus
• Imprimer un message

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Création de deux signatures
• Envoi d’un courriel avec l’une des deux signatures
• Réponse en insérant une pièce jointe

Classement du courrier

• Gestion de dossiers de classement
• Déplacement et copie des messages
• Mettre les dossiers en favoris
• Ajouter des colonnes
• Suppression des messages
• Les actions rapides
• Utilisation de la corbeille

Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Concevoir une organisation de dossiers dans la messagerie

2ème demi-journée

Utiliser le calendrier

• Naviguer dans le calendrier
• Panorama des différents affichages
• Comprendre la différence entre un rendez-vous et une réunion
• Créer un rendez-vous, le modifier, le déplacer et le supprimer
• Créer une réunion et inviter des participants
• Répondre à une invitation de réunion
• Créer un rendez-vous ou un évènement périodique
• Créer un rendez-vous à partir d’un mail
• Programmer et répondre à une alarme
• Modifier la plage horaire de travail
• Imprimer le calendrier

Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer des rendez-vous, réunions et évènements

Introduction à la gestion des contacts et notes

• Créer un contact depuis un message reçu
• Créer / supprimer un contact
• Créer un groupe de contacts
• Envoyer sa carte de visite, ou les coordonnées d’une autre personne
• Imprimer une liste de contacts
• Créer une nouvelle note

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer un nouveau contact
• Créer un groupe de contacts

Certification (en option, hors inscription via le CPF)

• Le prix de la certification sera à prévoir en plus de la formation (ne concerne pas les inscriptions via le CPF pour lesquelles la certification est incluse)
• L’examen (en français) sera passé soit à la fin de la formation, soit ultérieurement dans nos centres de formation
• Il s’effectuera en ligne et durera en moyenne 1h00
• 351 points minimum seront nécessaires pour l’obtention de la certification (le score obtenu attestera d’un niveau de compétence)

Le contenu de ce programme peut faire l’objet d’adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.