Microsoft 365 / Office 365 – Prise en main des outils collaboratif

Objectifs pédagogiques

A l’issue de cette formation, vous serez capable de :

• Démontrer l’importance du portail Microsoft 365
• Utiliser le lanceur d’applications
• Ecrire et gérer des courriels dans Outlook Online
• Planifier des rendez-vous ou des tâches dans le calendrier Online
• Illustrer quelques nouveautés de Microsoft 365
• Utiliser l’espace de stockage OneDrive
• Organiser des réunions dans Teams avec des collaborateurs distants
• Gérer des tâches en mode Agile avec Planner
• Développer les fonctionnalités de Teams à l’aide du site SharePoint généré lors de la création de l’équipe
• Co-construire votre prise de notes avec OneNote.

Programme

1ère demi-journée

Découvrir Microsoft 365

• Qu’est-ce que Microsoft 365 ? Un Office infonuagique…
• Accéder au portail Microsoft 365
• Prise en main de microsoft.com
• Démarrer une application ou un service avec le « lanceur d’applications »
• Epingler une application au lanceur
• Accéder au portail « Mes applications »
• Rechercher une application
• Afficher ses informations personnelles (compte et profil)
• Les apports de Microsoft 365 par rapport aux logiciels installés sur les postes
• Appréhender le choix de l’outil en fonction de l’usage
• Utiliser l’aide en ligne

Gérer sa messagerie avec Outlook Online

• Naviguer dans Outlook Online
• Configurer l’affichage de sa boîte aux lettres
• Le volet de lecture
• La boîte de réception
• Créer un nouveau message dans une fenêtre indépendante
• Afficher les conversations
• Trier et filtrer ses messages
• Classer ses messages
• Créer et gérer des dossiers et des favoris
• Mettre un message d’absence
• Rechercher dans la boîte aux lettres
• Attacher des pièces jointes
• Sensibilisation à la bonne pratique des liens en alternative aux pièces jointes

Gérer son calendrier et ses tâches dans Microsoft 365

• Naviguer dans le calendrier
• Créer
  • Un évènement
  • Une réunion avec l’assistant planification
  • Un rappel
• Apprendre à réserver une salle
• Partager son calendrier
• Organiser son travail avec les tâches
• Retrouver ses mails et son calendrier sur un appareil mobile

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Se connecter au portail microsoft.com et prendre en main l’interface
• Utiliser la messagerie et le calendrier en ligne

2ème demi-journée

Utiliser Word, Excel et PowerPoint Online

• Créer des documents Microsoft Office Online
• Reprendre les documents dans l’application du poste de travail
• Montrer quelques nouveautés (type de données sous Excel, concepteur sous PowerPoint et l’insertion d’icônes dans Word)
• Partager un document
• Modifier des documents à plusieurs (coédition)

Utiliser OneDrive

• La place de OneDrive dans l’écosystème de Microsoft 365
• Capacité de stockage individuel offerte par OneDrive
• Accéder à son espace OneDrive de différentes manières
• Créer / charger un document ou un dossier
• Naviguer dans les différentes vues de l’espace OneDrive
• Sélectionner un élément et utiliser la barre d’outils contextuelle et le menu du document
• Utiliser le panneau d’informations
• Partager un document / un dossier avec des collègues ou avec une personne extérieure
• « Copier le lien » et le coller dans un message Outlook
• Gérer l’accès et les autorisations depuis OneDrive ou directement dans Outlook
• Utiliser « l’historique des versions » pour restaurer une version précédente
• Rechercher dans la corbeille un fichier supprimé par erreur pour le restaurer
• Rechercher un document
• Synchroniser les documents avec son poste de travail
• Expliquer les « fichiers à la demande »
• Utiliser OneDrive sur un appareil mobile

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer un document avec l’un des outils Online
• L’enregistrer dans OneDrive et le partager en vue d’une coédition

3ème demi-journée

Planifier et animer des réunions avec Teams

• Prise en main de Teams en ligne / sur poste de travail
• Vérifier la disponibilité de ses collaborateurs
• Etablir une conversation avec un collaborateur distant
• Contacter un collaborateur avec ou sans vidéo
• Partager un écran, un document
• Planifier une réunion
• Rejoindre une réunion dans Teams
• Improviser un sondage avec Forms pendant une réunion

Gérer un projet en équipe avec Teams et Planner

• Créer des équipes privées ou publiques
• Ajouter des membres à une équipe
• Créer des canaux
• Gérer les équipes, les canaux et les membres
• Gérer les documents partagés de l’équipe
• Modifier un document à plusieurs
• Ajouter un plan en tant qu’onglet dans un canal
• Utiliser Planner pour assigner des tâches aux membres de l’équipe et suivre l’avancement du projet
• Organiser les tâches dans des compartiments

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer une équipe et l’organiser dans Teams
• Coordonner son équipe avec Agilité en utilisant des tâches dans Planner

4ème demi-journée

Derrière une équipe Teams se cache un site SharePoint

• Accéder au site SharePoint associé à l’équipe Teams
• Déplacer / copier un document
• Utiliser la commande « Ajouter un raccourci à OneDrive » à partir d’une bibliothèque SharePoint
• Ajouter des colonnes à la bibliothèque de documents
• Modifier les affichages dans la bibliothèque de documents
• Contraindre l’extraction
• Utiliser « l’historique des versions » pour restaurer une version précédente
• Utiliser la corbeille pour restaurer des fichiers

Prendre des notes avec OneNote Online

• Accéder au bloc-notes du site SharePoint
• Créer une section / une page
• Saisir du texte à la volée
• Travailler à plusieurs sur un bloc-notes
• Insérer un symbole
• Insérer une image, un document ou un lien

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Utiliser de manière collaborative l’espace SharePoint généré par Teams
• Prendre des notes avec OneNote

Certification (en option)

• Prévoir l’achat de la certification en supplément
• L’examen (en français) sera passé le dernier jour, à l’issue de la formation et s’effectuera en ligne
• La durée moyenne est de 1h00

Le contenu de ce programme peut faire l’objet d’adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.