Microsoft 365 SharePoint - Animateur et concepteur de sites

Objectifs pédagogiques 

• Créer des sites et sous-sites sur SharePoint / Office 365
• Créer, personnaliser et sécuriser des listes et bibliothèques de documents
• Gérer les alertes
• Créer des pages Web
• Mettre en place et configurer des WebParts pour personnaliser les pages
• Sécuriser les accès aux sites.

 Modalités et moyens pédagogiques 

Formation délivrée en présentiel ou distanciel* (e-learning, classe virtuelle, présentiel à distance).

Le formateur alterne entre méthode** démonstrative, interrogative et active (via des travaux pratiques et/ou des mises en situation).

Variables suivant les formations, les moyens pédagogiques mis en oeuvre sont :

• Ordinateurs Mac ou PC (sauf pour les cours de l'offre Management), connexion internet fibre, tableau blanc ou paperboard, vidéoprojecteur ou écran tactile interactif (pour le distanciel)
• Environnements de formation installés sur les postes de travail ou en ligne
• Supports de cours et exercices

 Niveau requis 

Avoir une bonne connaissance d'Internet Explorer, de la suite Office et avoir suivi le stage SHAOL-UT "SharePoint Office 365 - Utilisateur et contributeur" ou avoir les connaissances équivalentes.

 Public concerné 

Futurs concepteurs, gestionnaires de sites SharePoint sur un Intranet d'entreprise.

 Programme 1ère demi-journée L'animateur / le gestionnaire d'un site SharePoint 

• Son rôle
• Les limites de son action
• Les différents niveaux d'administration
• Les différentes interfaces d'administration

 Gestion des sites 

• L'architecture des sites
• Collection de sites
• Les outils d'administration de sites, de collections
• Méthodologie de création de sites
• Les différents modèles de sites
• Créer des sites et sous-sites
• Modifier les paramètres d'un site
• Modifier les liaisons
• Navigation gérée ou héritée
• Paramétrer la navigation
• Tendance de popularité

 Créer une bibliothèque de documents 

• L'outil "Contenu du site"
• Les différents modèles de bibliothèques
• Créer un dossier et inviter des personnes
• Prise en charge des caractères spéciaux dans le nom des fichiers
• Créer une bibliothèque de documents
• L'outil "Paramètre de la bibliothèque"
• Modifier le titre
• Ajouter la bibliothèque dans les menus de navigation
• Envoyer l'URL de la bibliothèque par mail
• Créer un modèle de bibliothèque
• Utiliser la bibliothèque "Pièces jointes (Site Assets)"
• Supprimer une bibliothèque

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Création d'un sous-site dans une collection existante
• Création et gestion d'une nouvelle bibliothèque de documents

 2ème demi-journée Créer et gérer les métadonnées (propriétés) 

• Créer des métadonnées (colonnes) de type :     
  • Texte
  • Numérique
  • Recherche
  • Date
  • Choix
  • Personne
• Rendre une métadonnée (propriétés) obligatoire
• Créer des affichages publics de filtres, de tris et de regroupements
• Créer des affichages pour masquer les dossiers
• Modifier l'ordre d'affichage et de saisie des métadonnées

 Paramétrer une bibliothèque 

• Contraindre l'extraction
• Mettre en oeuvre l'approbation
• Implémenter la gestion des versions principales et secondaires
• Masquer la commande "Nouveau dossier"
• Empêcher le mode "Modification rapide"
• Choisir le mode d'ouverture d'un document

 Créer et paramétrer une liste 

• Créer une liste personnalisée
• Créer une liste à partir d'une application existante
• Créer un modèle de liste
• Gérer les versions et l'approbation
• Créer et paramétrer des affichages

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Ajout de colonnes à la bibliothèque de documents
• Création d'affichages personnalisés
• Création d'une liste personnalisée

 3ème demi-journée Les pages modernes 

• Créer et modifier des pages modernes
• Utiliser des composants WebPart sur des pages modernes
• Ajouter, déplacer ou supprimer un composant WebPart
• Disposer et mettre en forme un composant WebPart moderne
• Composants WebPart disponibles :     
  • Cartes Bing
  • Bibliothèque de documents
  • Minuteur de compte à rebours
  • Séparatrice
  • Liste
  • Evénements
  • Visionneuse de fichiers
  • Calendrier de groupe
  • Galerie d'images
  • Planificateur
  • Microsoft Forms
• Aider les autres utilisateurs à trouver votre page

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Création de pages modernes
• Ajout de WebParts

 4ème demi-journée Gestion de la sécurité 

• L'importance de la sécurité d'accès
• Gérer la sécurité avec le bouton "Partager"
• Groupes natifs dans SharePoint
• Les utilisateurs     
  • Ajout
  • Suppression
  • Groupes d'utilisateurs
• Notions sur les "Niveaux d'autorisations"
• Création d'un groupe SharePoint
• Utilisation d'un groupe Active Directory
• Sécurité héritée ou gérée
• Mise en place de la sécurité     
  • Sur un site
  • Sur une application
  • Sur un document 
• Maintenir la sécurité avec une matrice de sécurité sous Excel

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Etude d'un exemple de matrice de sécurité
• Casser l'héritage des droits sur le sous-site
• Ajouter des utilisateurs dans les groupes